Um projeto, por sua intrínseca natureza de ser um “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” (PMBoK), com data de início e de fim bem definidas, não pode prescindir da fase de planejamento. Pelo fato de todo projeto englobar uma gama de variáveis, o planejamento desempenha um papel relevante no trabalho do Gerente do Projeto (GP), permitindo-lhe uma integração conceitual e operacional de todas as feições envolvidas.
A parte mais trabalhosa e que demanda mais atenção no esforço do GP reside justamente na elaboração do cronograma que serve de base para o projeto e no acompanhamento periódico de seu progresso. Entretanto, por mais que a importância do planejamento seja conhecida e propalada, ainda são inúmeros os projetos em que os cronogramas “furam” e deixam a equipe de projeto desguarnecida de uma ferramenta crucial para o sucesso almejado. As razões para a frustração dos cronogramas são diversas, algumas de natureza técnica, outras de natureza gerencial. A questão que esta constatação levanta não é que os cronogramas tenham de estar absolutamente certos desde o início do projeto, nem que não se possa reorientar o rumo do projeto durante sua execução. Ao contrário, o que se busca mostrar é que a freqüente montagem de cronogramas inexeqüíveis ou a incapacidade de o gerente interpretá-los adequadamente para pautar suas ações de comunicação e controle é que levam o planejamento a ser desvirtuado, desacreditado e termine virando “letra morta”, muitas vezes ainda nos primeiros momentos do
projeto.
Em 2004, no Encontro Anual do PMI College of Scheduling (PMICoS) alguns problemas relacionados com o planejamento foram abordados e, em seguida, as 30 principais causas de furos de cronogramas foram listadas e encaminhadas para gerentes de projeto e planejadores, que começaram então a classificá-las em ordem de importância (GLENWRIGHT, 2007). Apesar de ter sido preparada com foco em projetos de construção civil, a pesquisa detém o mérito de compilar a opinião de especialistas e de servir como excelente fonte de reflexão para projetos de todos os tipos e portes. Dentre as primeiras causas apontadas pela pesquisa como responsáveis pela maior parte das deficiências nos cronogramas dos projetos, estão as seguintes:
1 – Falta de consideração dos recursos necessários;
2 – Ausência de contingência de tempo;
3 – Atualização do cronograma sem geração de relatórios;
4 – Estrutura de planejamento mal definida;
5 – Falta de utilização do cronograma para gerenciar o projeto;
6 – Falta de interpretação das modificações do cronograma após as atualizações.
PORQUE PLANEJAR?
Por que planejar? - Por Franciane Ulaf
A literatura na área de planejamento e administração do tempo é muito vasta, no entanto, é comum ouvirmos comentários de pessoas que "já tentaram de tudo" e não conseguiram mudar velhos hábitos negativos e aplicar as técnicas propostas.
Por que as pessoas não obtêm êxito aplicando as técnicas disponíveis?
As técnicas em si são boas e "parecem"aplicáveis. Então por que as pessoas não conseguem segui-las e administrar suas vidas da forma como desejam?
O planejamento é a ponta do iceberg. A administração do tempo é apenas uma ferramenta. É preciso cuidar muito bem da base para que esse planejamento de fato reflita a realidade, ou seja, para que você não planeje coisas que não vai cumprir pelo simples fato das metas serem ilusões, ou você não estar preparado para cumpri-las. Você também precisa cuidar da base do iceberg para que esse planejamento seja realmente o que você precisa. Há pessoas que planejam baseando-se em hobbies, ilusões passageiras, vontades de momento, sem saber o que elas precisam realmente. Com o tempo vão "perdendo a fé" no planejamento, achando que é este que não funciona ou que não dá certo, e não a sua vontade que muda constantemente, ou a sua persistência que é fraca, ou qualquer outra dificuldade pessoal. Planejar, em primeiro lugar, é definir um foco, situar-se dentro da própria vida e definir um rumo, com marcos específicos a serem alcançados. Planejar é programar as ações que aos poucos vão construindo nossos sonhos e objetivos.
Quem não planeja tem muito pouca chance de conseguir realizar objetivos que exijam um pouco mais de recursos (esforço, dinheiro, tempo, etc) que o normal. Vilfredo Schurmann, patriarca da família que viaja pelo mundo num veleiro diz que
o planejamento é a parte mais importante da viagem. "O risco de imprevistos e surpresas aumenta consideravelmente e o fato de não estar preparado pala enfrentá-los pode tornar uma viagem que deveria ser agradável, num terrível pesadelo."
Em nossas vidas, a falta de planejamento nos coloca na vala comum da mediocridade, nos faz viver soterrados pela rotina, sem realizar nada, sem conquistar nada. Sem planejamento, podemos encontrar tantos obstáculos pelo caminho que acabamos desistindo dos nossos sonhos; obstáculos estes que poderiam ter sido previstos. Sem planejamento, acabamos dando voltas e voltas para trilhar um caminho que poderia ter sido feito em linha reta.
Pare por alguns segundos, e pense em quais são os objetivos que você pensa que um dia quer realizar, mas que ainda não tomou providências. Há quanto tempo você pensa em cada um deles? Nesse tempo, quanto você poderia ter feito por eles?
Já poderia ter realizado algum? O principal objetivo do planejamento é garantir que aquelas coisas que queremos realizar não ficarão apenas no querer, num desejo vago, mas terão uma oportunidade real de se tornarem realidade.
Franciane Ulaf é escritora e consultora em desenvolvimento humano e planejamento de vida. Outros artigos, livros e contato: www.francianeulaf.com/pep.
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